Sebagai seseorang yang berkecimpung dalam dunia manajemen data, tentu kadangkala kita menemukan file data dengan berbagai format yang apabila kita coba membukanya dengan menggunakan notepad, kita akan menemukan tampilan huruf dan angka (Gambar 1). Akan menjadi masalah apabila kita dihadapkan pada keharusan untuk memanajemen kumpulan huruf-huruf dan angka tersebut ke dalam sebuah tabel. Bisa makan waktu berjam-jam (atau puluhan jam untuk menyelesaikannya). Nah, ternyata Ms. Excel menyimpan potensi yang tidak banyak orang yang mengetahuinya, yaitu mengubah file yang tidak berurutan tersebut langsung menjadi tabel.
Gambar 1. Tampilan dalam Notepad.
Pertama-tama, buka Ms. Excel dari Start Menu -> All Program -> Microsoft Office -> Microsoft Excel (atau apabila pada desktop anda terdapat shortcut Ms. Excel gunakan saja jalan pintas tersebut). Buka file tersebut (saya memberi contoh dengan menggunakan file test.txt) dengan menggunakan cara biasa kita membuka file berformat .xls atau .xlsx (klik lambang Microsoft Office di kiri atas jendela Ms. Excel > Open), hanya saja ubah format yang dibuka menjadi “All Files".
Gambar 2. Sebagian dari jendela “Open” Ms. Excel.
Selanjutnya akan muncul jendela Text Import Wizard – Step 1 of 3 seperti yang terdapat pada Gambar 2. Pilih Delimited (Fixed with hanya berlaku untuk data yang dipisahkan spasi secara teratur untuk semua data dari atas ke bawah). Masukkan 2 jika data yang akan dibuka dimulai pada baris (row) ke-2, biarkan tetap 1 jika data yang dibuka adalah seluruh isi file. Klik Next, sehingga muncul jendela Text Import Wizard – Step 2 of 3 seperti pada Gambar 3.
Gambar 3. Jendela Text Import Wizard – Step 2 of 3.
Pada jendela Text Import Wizard – Step 2 of 3, pilih Space apabila kolom pada file yang kita buka dipisahkan oleh spasi, Comma untuk yang dipisahkan oleh tanda koma, Semicolon untuk yang dipisahkan oleh tanda titik koma ( ; ), dan Tab untuk yang dipisahkan oleh tab. Untuk yang dipisahkan dengan huruf H pada Horizon, masukan huruf H pada Other (sehingga file kita akan dikelompokkan menjadi 2 kolom dibatasi oleh huruf H). Oh ya, untuk beberapa kasus, jangan lupa memilih Text qualifier yang digunakan dalam file yang kita buka, apakah tidak memakai apa-apa (contoh: A-12 ), memakai tanda petik satu ( ‘A-12’ ), atau tanda petik dua ( “A-12” ). Lalu klik Next lagi sehingga muncul jendela Text Import Wizard – Step 3 of 3 seperti Gambar 4.
Gambar 4. Jendela Text Import Wizard – Step 3 of 3.
Pada jendela Text Import Wizard – Step 3 of 3, kita dapat memilih format dari tiap kolom pada file yang kita buka. Hal ini diperlukan untuk kolom-kolom dengan format tertentu, semisal mata uang, atau persentase. Lalu apabila kita tidak mau kolom tersebut dimasukkan ke dalam tabel yang kita impor, kita bisa memilih opsi Do not import colum (skip). Nah, kemudian langkah terakhir klik Finish.
Gambar 5. Jendela Ms. Excel dengan huruf-huruf dan angka-angka yang telah tersusun rapi.
Setelah diklik Finish, maka tampilan Ms. Excel yang berisi sejumlah kolom dan baris yang tersusun rapi akan muncul seperti Gambar 5. Kita tidak perlu repot-repot lagi buat mindahin satu persatu kumpulan data tersebut dari Notepad ke Excel kan?
Tidak ada komentar:
Posting Komentar